Implementering av AI – juristens tips

Lagstiftning är grunden för alla organisationer och det är ledningens ansvar att säkerställa efterlevnad. Vid tidpunkten för publiceringen av denna artikel håller EU:s AI-lag (AI Act) fortfarande på att färdigställas. Den kommer att genomföras gradvis under de kommande tre åren (kanske så tidigt som 2024 för förbuden) och kommer med tiden att medföra betydande nya skyldigheter för AI-utvecklare och -användare, särskilt i högriskanvändningsfall. Men, redan idag är AI-användning föremål för ett stort antal olika lagar. Bland annat är personuppgiftsbehandlingen och därmed GDPR och andra integritetsrelaterade lagar särskilt viktiga att ta hänsyn till. Förutom dataskydd är andra relevanta bestämmelser exempelvis de om företagshemligheter, upphovsrätt och arbetsrätt.

Utöver vanlig lagstiftning styrs användningen av AI även av så kallad ”soft law”, exempelvis UNESCO:s eller OECD:s etiska principer för AI. Att följa dessa etiska principer kommer att ge din verksamhet en god och stabil grund för det fortsatta regelefterlevnadsarbetet eftersom exempelvis AI-lagen till stor del bygger på samma principer.

Även om det ständigt talas om användningen av AI på arbetsplatsen är den faktiska användningen av AI fortfarande okänd för många anställda. I många falla kanske det fortfarande saknas kunskap om vad AI ens innebär. Intern kommunikation och utbildning är därför viktiga delar för att säkerställa en effektiv och gynnsam användning av teknik och AI, på ett etiskt och juridiskt hållbart sätt.

Att vägleda och uppmuntra organisationer att använda AI och annan teknik för att stödja utförandet av deras arbete är avgörande av två skäl:

För det första kommer tydlig vägledning, utbildning och genomtänkta potentiella användningsfall som är anpassade till organisationens egna processer att avsevärt förbättra användningen av AI-verktyg och därmed även resultatet. När medarbetarna känner stöd och vägledning sänks tröskeln för att prova ny teknik och tekniken blir, i bästa fall, en del av en ny vardag. Medarbetarna bör också utbildas för att säkerställa att de har tillräckliga färdigheter för att bedöma kvaliteten och riktigheten i AI-genererat material. Allt detta kommer att höja mognaden och förmågan hos hela organisationen att använda AI i allmänhet, vilket i sin tur öppnar upp för betydande förbättringar av arbetsprocesser och skapandet av nya konkurrensfördelar.

För det andra är en tydlig vägledning för hur AI ska användas viktig för riskhanteringen. Det hjälper anställda att förstå vilka uppgifter AI-verktyg kan användas för och i vilket sammanhang, att identifiera situationer där deras användning kan vara olämplig eller till och med olaglig. Det är särskilt viktigt att ge tydlig vägledning om användningen av generativa AI-verktyg på grund av de betydande risker som är förknippade med dessa när det gäller sekretess, skydd av personuppgifter och användning av felaktig output.

AI är ett utmärkt verktyg för dataanalys, automatiserat skapande av innehåll och stöd för beslutsfattande, men det lönar sig att fastställa spelreglerna. Att utveckla och implementera tydliga policyer är avgörande för att säkerställa att AI-användare förstår både potentialen och begränsningarna med tekniken. Ett sådant tillvägagångssätt minimerar inte bara riskerna, utan skapar också en grund för förtroende och innovation inom företaget.

Att hitta ett effektivt och fungerande AI-verktyg kräver noggrann eftertanke och tydliga mål. Om du vill att AI och teknik verkligen ska utnyttjas i din organisation bör du ta dig tid att både definiera dina krav, vilka eventuella problem verktyget ska lösa samt för att bekanta dig med tekniken. Innan man investerar är det alltså viktigt att i detalj definiera de aktiviteter som verktyget ska användas för och resultatet som ska uppnås. Den upphandlande enheten måste förstå vilka processer som över huvud taget kan automatiseras med hjälp av verktyget. Det är också viktigt att överväga hur tekniken kan integreras med befintliga system och vilken kvalitet och kvantitet av data som krävs för att verktyget ska fungera effektivt. Det är viktigt att ha realistiska förväntningar på vad AI-verktyg kan erbjuda och att vara medveten om att deras funktionalitet ofta kräver anpassning och kontinuerlig utveckling.

Införandet av teknik kräver ofta också en omprövning av rollerna inom organisationen. Kan experter till exempel fungera som nyckelanvändare eller användarstöd, eller kräver detta samarbete med IT-avdelningen? Vem ska sköta kommunikationen och vem ska ansvara för utbildningen? För att säkerställa en framgångsrik implementering är det värt att ta sig tid att definiera roller och ansvarsområden.

AI-lösningar är inte nyckelfärdiga lösningar. De är komplexa system som kräver ständig övervakning, underhåll och uppgraderingar för att fungera optimalt. Personal kommer behöva utbildas för att förstå hur AI fungerar och för att kunna hantera verktygen och utveckla dem för att möta förändrade behov. Det är också viktigt att definiera tydliga krav för AI-verktyg när det gäller tekniska funktioner, prestanda, säkerhet och kompatibilitet.

AI är inte en enskild teknik, utan en uppsättning olika metoder. Vid användning av AI är det därför viktigt att förstå att olika tekniska lösningar löser olika problem. Omfattande förhandsundersökningar och kravdefinitioner säkerställer att den AI-lösning som köps in uppfyller organisationens behov och mål. Det är klokt att genomföra pilotprojekt och tester före storskaliga investeringar för att bedöma verktygets lämplighet och göra nödvändiga ändringar innan en fullskalig implementering. Detta kommer att säkerställa att AI-verktyg levererar verkligt värde till verksamheten och att deras potential utnyttjas fullt ut.

Med andra ord, det är viktigt att förstå vad du får.

Vi guidar gärna din organisation i denna omställningsfas och hjälper dig att medvetet implementera och nyttja ny teknik. Både Fondias data- och AI-team och våra experter inom legal operations finns här för dig.

Den här artikeln är startskottet för Fondias artikelserie om AI-implementering, som ger konkreta rekommendationer om hur företag framgångsrikt kan navigera i AI-implementeringsprocessen. Vårt mål är att diskutera ämnet från flera olika vinklar, alltid på ett så praktiskt sätt som möjligt.