Vad behöver du veta innan du börjar använda Copilot?
)
Artikeln är skriven av Louise Malmberg och Arttu Ruukki.
Från och med den 1 november 2023 gör Microsoft sina Copilot AI-verktyg tillgängliga för massorna i form av integrerade komponenter i Office 365-applikationer. Google har också lanserat liknande verktyg, Duet AI för Google Workspace-användare.
Även om det hittills mest varit ”early adopters” som har dragit nytta av fördelarna, tar AI genom dessa lanseringar ett nytt stort steg mot att bli en självklar del i det dagliga arbetet.
Varför bör företag överväga att använda Copilot?
Att AI magiskt förvandlar allt den rör vid till guld är definitivt en överdrift, men det finns helt klart imponerande tillämpningar.
Copilot och liknande AI-verktyg kommer ge bolag möjlighet att behandla stora volymer av sin data och därmed möjliggöra en större och mer sofistikerad förståelse kring organisationens data tack vare AI:s förmåga att analysera stora mängder data på mycket kort tid. Kanske kommer företag till och med få helt nya insikter tack vare att verktygen identifierar mönster i data som tidigare gått obemärkt förbi.
Utöver den analytiska aspekten, kommer Copilot och liknande verktyg att fungera som en assistent och hjälper bland annat användare att sammanfatta dokument, skriva utkast till e-postmeddelanden, sammanställa dokumentation baserat på information i hela kundmiljön eller utvalda mappar, förbereda automatiska att göra-listor och personliga, interagerbara anteckningar från möten.
Är organisationer redo att låta AI-verktyg dammsuga hela sin IT-miljö?
För att åstadkomma ovan resultat kommer AI-verktygen i praktiken att bearbeta och kartlägga företagsdata genom att analysera hela IT-miljön inklusive användarnas chattar, e-postmeddelanden och dokument samt lyssna på möten för att generera användbar output.
Denna bearbetade data kan potentiellt inkludera konfidentiell information som endast ledningsgruppen ska ha tillgång till, känslig information om pågående HR-frågor och planer för verksamhetsförändringar. Information som tidigare var svår att hitta på grund av att den sparats i en mapp med kodnamn, kommer nu att hittas på ett ögonblick. Vi vet att vi bör hantera detta genom att ha olika nivåer av åtkomst till information i vår digitala miljö, men följer vi den rutinen?
Vad du bör tänka på innan du börjar använda Copilot
Kraftfulla verktyg kommer kräva en större ansträngning från användarna, inte bara för att minska riskerna utan också för att verkligen kunna njuta av verktygens alla funktioner och möjligheter. Företag måste skaffa sig en större förståelse för sitt datalandskap och vissa åtgärder måste vidtas innan AI-verktygen ges grönt ljus och tillgång till företagets data.
Ingen vill spendera tid och resurser på skademinimering eller faktiska ekonomiska konsekvenser om medarbetarnas förtroende bryts, konfidentiell information eller personuppgifter läcks, immateriella rättigheter kränks eller avtal bryts på grund av brist på planering och vägledning.
Eftersom dessa AI-verktyg har ett så brett tillämpningsområde aktualiseras många legala aspekter. Fondia rekommenderar därför att företag tar ett holistiskt tillvägagångssätt från dag ett och analyserar konsekvenserna och riskerna på förhand innan nya AI-verktyg implementeras och börjar användas i verksamheten. Genom att bedöma riskerna på förhand, förstå hur verktyget arbetar och därefter påbörja användning på ett medvetet sätt minskas riskerna för kostsam och tidskrävande gör-om-gör-rätt.
Fondia finns här för att bistå er i övergången mot att arbeta mer datadrivet och för att hjälpa er bedöma de legala riskerna innan ni implementerar AI-verktyg i er verksamhet.
