Leverantörsavtal - uppdateringar behövs för ESG
)
Författare: Netta Skön och Emma Mäkelä
ESG-frågor (Environmental, Social and Governance) som omfattas av EU-krav blir alltmer en central del av företagens hantering av leveranskedjan. Detta innebär också att de överförs från lagstadgade krav till mer koncentrerade företagsförfaranden, operativa åtgärder och avtalsenliga skyldigheter.
Under det gångna året 2023 har ESG- och hållbarhetsrelaterade regelverk utvecklats snabbt. Initiativ som rör hållbarhetsarbete på många företags koncernnivå har antagits och trätt i kraft eller befinner sig för närvarande i övergångsperioden. De nya ESG-kraven omfattar alla aspekter av att göra affärer, från ledningsnivå till teknisk hållbarhetsrapportering och framtagande av hållbarhetsinformation till hantering av leveranskedjan och så vidare.
Är era kommersiella avtal redo för och i linje med de nya ESG-kraven?
ESG-kraven kan påverka en organisations hela värdekedja och bör därför noga övervägas ur både procedur- och avtalssynpunkt för varje företag. ESG-kraven kan till exempel påverka företagens förfaranden och krav för due diligence i värdekedjan, behov av att ta emot och rapportera data mellan affärspartner, import-/exportkrav för vissa produkter, åtgärder för klimat och biologisk mångfald etc.
När det gäller hanteringen av leverantörskedjan och kommersiella avtal inom denna innebär detta att företagen också måste se till att tillämpliga ESG-krav implementeras som avtalsenliga rättigheter och skyldigheter mellan olika avtalsparter.
Låt oss ta ett snävare perspektiv och titta på inköpsavtal mellan ett företag och dess leverantörer, och reglerna för ESG-rapportering. Från och med 2024 började EU:s direktiv om hållbarhetsrapportering (CSRD) att tillämpas på stora börsnoterade företag. Reglerna utvidgas 2025 till att även omfatta andra stora företag, och gradvis ska tillämpningsområdet utvidgas till att även omfatta små och medelstora företag, dock på frivillig basis.
För att ett företag ska kunna få sådan information från sina leverantörer som krävs enligt CSRD, bör det ha avtalsklausuler i sina inköpsavtal som skapar en avtalsenlig skyldighet för varje leverantör att samla in och tillhandahålla CSRD-kravställd information till företaget. Dessutom bör avtalsklausulerna utformas så att företaget kan vidarebefordra sådan information till sina kunder eller andra kommersiella partner som har lagstadgade rapporteringskrav enligt CSRD och därför behöver få sådan information från sina relevanta partner i leveranskedjan.
Om ditt företag direkt omfattas av de nya kraven på hållbarhetsrapportering i CSRD rekommenderas att du uppdaterar dina leverantörsavtal för att inkludera rätten för dig att samla in hållbarhets- och ESG-relaterad information från dina leverantörer för lagstadgade rapporteringsändamål. Om ditt företag inte direkt omfattas av de nya reglerna, men t.ex. ett kundföretag i din värdekedja är skyldigt att rapportera om sin hållbarhet enligt CSRD, behöver du på liknande sätt lägga till relevanta avtalsklausuler för att säkerställa att ett sådant kundföretag kan få lagstadgad information via ditt företag. Genom att skapa en avtalsenlig skyldighet för leverantörer att tillhandahålla nödvändig rapporteringsrelaterad information kan ditt företag uppfylla de lagstadgade rapporteringskraven, i tillämpliga fall.
Att uppdatera leverantörsavtal är en av de praktiska åtgärderna och ett verktyg för att säkerställa att kommersiella partners i företagets värdekedja kan uppfylla kraven på ESG-rapportering.
Vad ska jag göra nu?
Nu är det hög tid att göra en bedömning av innehållet i ditt företags kommersiella avtal och se till att de uppdateras så att de innehåller det som krävs enligt EU:s ESG-regler. Detta begränsar riskerna för att inte uppfylla de ESG-krav som är tillämpliga på ditt företag eller på dina kunder eller affärspartners.
Fondias team av experter på ESG och kommersiella avtal hjälper gärna till att kartlägga nödvändiga avtalsuppdateringar och åtgärder som är relevanta för ditt företag för att bygga ESG-beredskap.
